1. Quy trình chung
Sinh viên tìm hiểu các quy định liên quan đến vấn đề, mong muốn của bản thân trong quá trình học tập, rèn luyện tại Trường (đăng kí, rút bớt tín chỉ, chuyển đổi tín chỉ, nộp học phí, thụ hưởng chế độ chính sách, xin nghỉ học tạm thời, thôi học...) và liên hệ với Khoa (cán bộ quản lí sinh viên, giáo vụ, cố vấn học tập) để được hướng dẫn về các quy trình, thủ tục cần tiến hành. Quy trình chung được mô tả bằng lưu đồ sau:
Chú giải lưu đồ quy trình:
Bước 1a. Sinh viên viết giấy đề nghị gửi Khoa (cán bộ quản lí sinh viên, giáo vụ) kèm minh chứng theo quy định. Khoa thực hiện bước 2 khi cần phối hợp với các phòng chức năng để giải quyết vấn đề của sinh viên.
Bước 1b. Khoa chủ động xử lí nguyện vọng và trao đổi với sinh viên nếu vấn đề cần giải quyết thuộc quyền hạn của Khoa.
Bước 2. Khoa xử lý trước các giấy đề nghị theo quy định, rồi phân loại, tập hợp và cử cán bộ (quản lí sinh viên, giáo vụ) trực tiếp mang đến các phòng chức năng (phòng Đào tạo, phòng Kế hoạch – Tài chính,...) vào 09h00 hàng ngày (trừ Thứ 7, Chủ nhật và ngày nghỉ lễ) để phối hợp giải quyết.
Bước 3. Các phòng chức năng xử lí tiếp nguyện vọng của sinh viên theo quy định và trả kết quả vào 9h00 hàng ngày khi cán bộ của Khoa đến liên hệ công việc.
Bước 4a. Khoa thực hiện bước cuối cùng theo quy định (nếu có) và thông báo kết quả tới sinh viên. Nếu sinh viên không có thắc mắc về kết quả xử lí nguyện vọng thì quy trình kết thúc.
Bước 4b. Nếu sinh viên có thắc mắc thì Khoa giải thích để sinh viên hiểu. Khoa quy định thời hạn cụ thể cho việc tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc của sinh viên.
Dưới đây là các quy trình phối hợp giữa Khoa đào tạo và Phòng chức năng trong việc tiếp nhận, giải quyết các vấn đề cụ thể của sinh viên, thường phát sinh trong quá trình học tập, rèn luyện tại Trường.
2. Các quy trình nghiệp vụ quản lí đào tạo
TÍN CHỈ - HỌC PHÍ
MIỄN HỌC, MIỄN THI
HỌC BỔNG, CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH
XÁC NHẬN KẾT QUẢ HỌC TẬP
NGHỈ HỌC TẠM THỜI, TRỞ LẠI HỌC TIẾP, THÔI HỌC, RÚT HỒ SƠ
3. Các quy trình hành chính xác nhận sinh viên qua Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (TN&TKQ)
3.1. Các mục cần xác nhận do cán bộ quản lý sinh viên tiếp nhận, tập hợp và nộp tại Bộ phận TN&TKQ
Các mục cần xác nhận bao gồm:
-
Xác nhận là sinh viên đang học tại trường.
-
Đăng ký thuê nhà ở sinh viên (theo quy định của đơn vị cho thuê nhà)..
-
Xác nhận vay vốn ngân hàng.
-
Giấy yêu cầu trả tiền bảo hiểm (theo quy định của đơn vị bảo hiểm).
-
Xác nhận hưởng chế độ ưu đãi giáo dục (theo quy định của đơn vị ngoài trường).
-
Xác nhận sổ ưu đãi giáo dục (theo quy định của đơn vị ngoài trường).
-
Làm lại thẻ sinh viên.
-
Đăng ký xét tuyển các chương trình học bổng, các khóa đào tạo ngoài trường (theo quy định của đơn vị ngoài trường).
-
Xác nhận lý lịch kết hôn với người trong ngành công an (theo quy định của ngành công an).
-
Xác nhận lý lịch kết nạp Đảng cho sinh viên (theo quy định của tổ chức Đảng ngoài trường).
-
Xác nhận hoãn nghĩa vụ quân sự (theo quy định của địa phương).
Quy trình tiếp nhận và giải quyết:
Bước 1. Sinh viên điền thông tin theo mẫu và nộp cho cán bộ quản lý sinh viên.
Bước 2. Cán bộ quản lý sinh viên ký, ghi rõ họ tên vào đơn và nộp tại Bộ phận TN&TKQ.
Bước 3. Bộ phận TN&TKQ tiếp nhận đơn từ cán bộ quản lý sinh viên và chuyển đến phòng Đào tạo.
Bước 4. Phòng Đào tạo xem xét, ký thừa lệnh Hiệu trưởng, lấy dấu xác nhận của Trường và trả kết quả cho bộ phận TN&TKQ.
Bước 5. Bộ phận TN&TKQ trả kết quả cho Khoa.
Bước 6. Khoa trả kết quả cho sinh viên.
3.2. Các mục cần xác nhận do sinh viên trực tiếp nộp tại Bộ phận TN&TKQ
Các mục cần xác nhận bao gồm:
-
Đăng ký vé tháng xe buýt (theo quy định của đơn vị cung cấp dịch vụ).
-
Đăng ký sử dụng phòng học.
-
Thủ tục xin đi nước ngoài (theo quy định của đơn vị ngoài trường).
-
Sao y bản chính (theo hướng dẫn trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ).
-
Xác nhận văn bằng, chứng chỉ (theo yêu cầu của đơn vị ngoài trường).
Quy trình tiếp nhận và giải quyết:
Bước 1. Sinh viên điền thông tin theo mẫu, xin xác nhận của Khoa (trừ các mục Sao y bản chính, Xác nhận văn bằng, chứng chỉ) và nộp tại bộ phận TN&TKQ.
Bước 2. Bộ phận TN&TKQ tiếp nhận, xử lý và phối hợp với phòng ban chức năng để giải quyết khi cần.
Bước 3. Bộ phận TN&TKQ trả kết quả cho sinh viên.
Căn cứ thực tiễn quản lí đào tạo đại học hệ chính quy, các quy trình phối hợp giữa khoa đào tạo và phòng chức năng trong việc tiếp nhận, giải quyết các vấn cụ thể của sinh viên có thể được điều chỉnh, bổ sung hàng năm./.